Skap overskrifter med stil

Mange av oss lager tekstdokumenter innimellom, ofte med Microsoft Word eller et tilsvarende skriveprogram som hjelpemiddel. Da skriver og formaterer vi teksten etter beste evne – hovedoverskriften øker vi skriftstørrelsen på, og mellomtitlene underveis i teksten uthever vi gjerne med fet skrifttype. Til slutt virker det hele både ryddig og fint. Så hva er problemet?

For det første kan dokumentet være vanskelig å finne frem i, særlig for folk som ikke kan lese teksten med egne øyne. Skal synshemmede og andre med behov for skjermlesere kunne navigere i dokumentet, må det ha riktig formatering og struktur.

La oss vise to eksempler som ser så å si identiske ut med det blotte øye. I dokumentet til venstre er overskriftene laget ved å endre fargen, størrelsen og skrifttypen manuelt. Til høyre er det samme dokumentet med riktig overskriftsformatering. Den eneste synlige forskjellen er at overskriftsformateringen forandrer noe på avstandsmarginene rundt overskriftene. Men for den som bruker skjermleser, er forskjellen større.

For det andre kan du spare deg for mye arbeid ved å strukturere teksten med riktige overskriftsnivåer. Det vil for eksempel gjøre det mulig å generere en automatisk innholdsliste.

En annen fordel med riktig overskriftsstruktur er at det lar deg navigere enkelt ved hjelp av et dokumentkart. Dette er særlig nyttig når dokumentet er av et visst omfang.

Hvordan formaterer man så overskriftene på riktig måte? Trikset er å gjøre seg kjent med «Stiler»-ruten i Word. Du finner en liten utgave av den oppe på funksjonspanelet, og du kan utvide den i sidestolpen. Så er det bare å sette markøren i en overskrift og trykke på riktig stil. Da vil utseendet endre seg i tråd med stilen, og overskriften blir formatert som en overskrift.

Vil du endre utseendet på overskriftene, kan også dette gjøres via «Stiler»-ruten. Da slipper du også å endre utseendet manuelt for hver enkelt overskrift.

Vær oppmerksom på at overskriftene bør stå i et logisk hierarki. En overskrift på nivå 3 skal ikke stå under en overskrift på nivå 1 uten å ha en overskrift på nivå 2 imellom. Dette handler både om ryddighet og universell utforming. Hopper du direkte fra nivå 1 til nivå 3, kan det være til forvirring, ikke minst for en som bruker skjermleser.

Vil du overstyre utseendet på enkeltoverskrifter, gjør du det manuelt – etter at overskriftene er formatert som overskrifter. Da ser dokumentet ut akkurat slik du vil ha det, samtidig som du ivaretar andre hensyn.

Vil du fordype deg mer i universell utforming av dokumenter? Da kan vi anbefale å lese «Rettleiar for universelt utforma Word- og PDF-dokument» fra Tilsynet for universell utforming av ikt.